Comme je suis débordée et méga stressée par ma conférence, je vais écrire un truc utile: une n-ième liste de choses urgentes à faire! Si j’oublie quelque chose, n’hésitez pas à me le faire savoir, c’est ma première conférence, hein, je n’ai aucune idée de ce qu’il faudrait que je fasse mais que je ne sais même pas qu’il faudrait que je fasse!
- Demander à la trésorière de m’envoyer la liste des gens inscrits à la conférence pour que j’aie les derniers chiffres du total et pour chaque activité (en passant, l’année dernière on a eu 61 participants à la conférence; cette année, il y a une semaine, on avait déjà 104 inscrits).
- Envoyer cette liste à Helen pour qu’elle crée des comptes wi-fi individuels pour tout le monde (ils refusent de créer un login-password que tous mes participants pourraient utiliser).
- Vérifier la liste d’inscriptions pour être sûre que je ne dois pas encore une fois changer les quantités de bouffe pour le 26 et le 27 et la réception.
- Acheter huit énormes panneaux de présentation de projet pour les huit présentateurs de posters parce que l’université utilise tous ses chevalets de présentations et autres bidules qu’on devait pouvoir utiliser comme panneaux d’information pour les gens de Fort McMurray, et trouver un endroit où je peux faire livrer tout ça à Calgary parce que j’aurai déjà quatre personnes dans ma voiture plus nos bagages pour faire ATPN-Calgary le 26 à cinq heures du matin.
- Acheter aussi des surligneurs, une rallonge électrique, du Scotch, une boîte pour y mettre les formulaires remplis et une boîte pour y mettre les formulaires pas remplis, des trucs pour les portes-insignes, une agrafeuse, des punaises, des étiquettes, (je regarde les traductions en “français” sur le site de Staples mais je ne comprends rien, c’est très rigolo), des trombones, des marqueurs, des ciseaux, des petits carnets de notes, et une boîte pour trimballer tout ce chenit facilement partout avec moi.
- Imprimer les noms de tous les participants et mettre les petites étiquettes dans les petites portes-insignes en plastique avec la petite ficelle pour les mettre autour du cou.
- Aller à Calgary pour y chercher les petits sacs offerts par un de nos sponsors dans lesquels on mettra le programme et plein de chenit.
- Commander les billets pour le vin et les mettre dans les petits sacs des participants qui se sont inscrits pour la réception du soir.
- Téléphoner au resto de Calgary pour dire qu’on sera 55 et non pas 40 comme prévu.
- Téléphoner au resto d’ATPN pour dire que je me suis trompée de date, la réception c’est le 24 et non pas le 25.
- Créer et imprimer des posters d’information genre “la conférence c’est par par-ici et les toilettes c’est par-là.”
- Vérifier que mes bénévoles savent ce qu’ils doivent faire et quand et où et le leur ré-expliquer une huitième fois parce que ça ne peut pas faire de mal.
- Créer un formulaire de feedback pour ma conférence, le photocopier, et le mettre dans le sac de chaque participant.
- Envoyer toutes les listes (bénévoles, présentateurs, modérateurs, receveurs de bourses de voyage, etc.) à mon designer et espérer qu’elle terminera le programme à temps (c’est-à-dire demain, sinon on n’aura pas le temps de l’envoyer à l’imprimeur).
- Envoyer un message à tous les publishers et sponsors pour leur demander de s’inscrire s’ils veulent à manger pendant la conférence et aussi de combien d’espace ils auront besoin pour présenter leur chenit.
- Créer trois formulaires pour le remboursement des frais de conférences de mes receveurs de bourses: un pour les gens de mon université, un pour les autres Canadiens, et un pour les non-Canadiens. Les envoyer à Catlin pour qu’elle les vérifie avant que je ne les mette sur le site de la conférence et faire plein de photocopies à distribuer à la conférence.
- Ecrire un email à plein de personnes pour les inviter à se présenter aux élections des dirigeants de notre association (puisqu’il faut remplacer pas mal de monde après l’écatombe post-Dr-CaSo).
- Envoyer un email à Jamie pour lui demander de vérifier qu’il y a bien un microphone dans la grande salle et qu’il n’est pas attaché au podium parce que je suis trop petite pour parler derrière un podium et j’aurai aussi besoin d’une chaise pour faire la causette à tout le monde merci beaucoup, et est-ce qu’il peut mettre cinq tables au lieu de trois dans l’entrée pour l’enregistrement des participants le matin, et est-ce qu’il pourrait aussi vérifier qu’il y a bien huit tables pour l’activité de l’après-midi parce qu’au départ j’en ai demandé six seulement.
- Aller chercher les programmes (imprimés à temps j’espère) chez l’imprimeur et ne surtout pas vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs et les mettre dans chaque sac individuel pour les participants avec plein d’autre chenit dont les logins-passwords individuels pour la wi-fi.
- Trouver des cartes du campus de l’université où a lieu la conférence et les mette aussi dans chaque sac individuel.
- Téléphoner au type des dortoirs de l’université pour vérifier qu’ils acceptent maintenant toutes les réservations malgré les gens de Fort Mac et envoyer l’info à tout le monde.
- Demander à mes étudiants/employés qui veut aller dîner avec notre invitée d’honneur qui arrive le 24 à ATPN pour faire une présentation le 25 avant d’aller à Calgary pour la conférence les 26 et 27.
- Terminer la liste des “informations utiles en cas d’urgence” avec les noms et numéros de téléphones de tout le monde (il me manque celui de Justin Trudeau, quelqu’un pourrait me l’envoyer?) en cas de pépin.
- Ecrire les trois “discours” que je vais devoir faire dont celui où il faut que je présente l’état des finances et de la constitution de l’association et parler en “Robert’s Rules” et je déteste faire des discours et Robert’s Rules.
- Acheter et écrire des petites cartes de remerciement pour nos présentateurs de luxe et tous nos bénévoles.
c'est pas moi je l'jure! 
Oh
Mon
Dieu
….
Si je pouvais filer un coup de main, je le ferais avec plaisir.
Punaise, cette liste, je panique rien qu’à la lire 😕
Je suis pourtant sûre qu’au final, ca va être top.
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Cette liste me donne le tournis mais je sais que tu vas t’en sortir comme une reine 🙂
Je t’embrasse !
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Mais n’as-tu pas des étudiants? à quoi ça sert des étudiants sinon ce farcir tout ce boulot moche ? et puis cesse de stresser! ne te dépêche pas, tu n’as pas le temps (disait ma mère à mon père, ce qui avait généralement un résultat désastreux).
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N’ayant jamais organisé ce genre de chose, je ne peux te dire si tu as pensé à tout. Ce que je peux rajouter quand même c’est:
dormir
manger
faire des calins à Calinette
bises!
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Cette liste me rappelle une partie de mon passé pas très lointain. Je suis un peu soulagé que ce soit du passé
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Mon commentaire est parti tout seul !
Je voulais ajouter que tu t’en sortiras, c’est sûr (sinon, tu ne t’appellerais pas Dr CaSo), mais au prix de quel stress !
Bon courage !
Et heureusement que les vacances viennent tout de suite après l’événement.
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… et je constate que le lien vers mon blogue ne s’affiche pas en cliquant sur mon pseudo (ce n’est pas que ce soit si important ; juste pour le principe : il semble ne plus y avoir rien de fiable en ce monde !)
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je crois que tu as tout bon, mais tu as cerné tout le prévisible … c’est l’imprévisible qui complique le truc !
J’avais organisé un colloque international en l’honneur de mon chef irremplaçable, avec un invité “prestigieux” pour chaque session. J’avais tout sous contrôle (avec l’aide formidable de la secrétaire du département et d’un collègue qui a géré tout l’informatique logistique d’inscription etc) … mais pas 1) le chauffeur de taxi qui conduit un ponte de la cancérologie de Villejuif à Orsay et réalise à Dourdan qu’il y a un problème, 2) l’erreur d’impression d’une image qui conduit (honte à moi) à avoir en première page des programmes et en marqueur slideshow un superbe ADN dans une structure qui n’existe pas avec tous les pros du domaine dans la salle, et 3) l’extinction de voix qui m’est tombée dessus pour mon dernier topo, où même avec micro on m’entendait difficilement (d’ailleurs le silence dans l’amphi était très impressionnant). Après tout est très vague, j’ai délégué un discours qui me flippait car trop politique, j’ai dit beaucoup “merci d’être venu” ou “merci pour votre hommage” en langage des signes vu que je n’avais plus de voix …. et je me suis payé une bonne semaine de boulot à rédiger des rapports et CR pour nos sponsors, des attestations de présence que j’avais oublié de préparer pour le colloque et qu’il a fallu poster, des lettres de cher collègue merci infiniment d’être venu et blablabla. Et après j’ai pris une semaine de vacances !
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j’ajouterai que le fait que ce soit en France, patrie de la bonne chère et des chefs astucieux, m’a bien facilité la tâche de la gestion des menus spéciaux (veggie, halal, casher, à l’époque tout le monde supportait le gluten -ouf-) !
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Et sinon elle lit quoi la chatoune? On ne distingue pas bien le titre. 😉
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Contes et récits du Canada 🙂
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Pas mal comme concept
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Quel programme !! tu en as des choses à faire, je suis trop loin pour te donner un coup de main, je pense bien à toi ! J’aime beaucoup ta deuxième photo, et je vois que ta Calinette est en pleine lecture !! bises et bon courage
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Mais, elle n’est pas canadienne, cette minette? Elle n’a rien trouvé de plus récent pour se renseigner?
Est-ce que tu as bien tout ce qu’il faut pour enregistrer au moins les interventions les plus importantes? Ou bien les comptes-rendus seront faits à partir des résumés fournis par les contributeurs? (Je dis ça parce que mon papa vient de m’envoyer un lien pour visionner sa dernière participation à un colloque; mais peut-être que tu n’as pas envie / besoin de ce genre de diffusion, qui doit être bien lourde à gérer;)
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Ahhhhh pitié, je n’enregistre qu’une seule intervention et c’est tout, je suis pas experte dans ce genre de truc moi, malheureusement!
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Calinette a l’air de s’en ficher comme de sa première culotte de tous tes soucis, pourtant elle devrait être la première fan!!
ah la la le petit personnel!!
sinon ta liste est impressionnante et elle me laisse sans voix, désolée je ne saurais quoi rajouter, sauf “ne te prends pas la tête” ou tu vas avoir un burn-out!
bon courage,
bises
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Pfiou ! Je ne sais pas quoi te dire, sinon bon courage ! Pour ma part, j’ai horreur d’organiser des événements, parce que => pression de dingue, et ça génère trop d’angoisse chez moi pour que je me mette volontairement ça sur le dos. Je préfère m’imaginer dans la peau de ta minette bien tranquille en train de lire un bouquin (même si mon niveau de stress est très élevé en ce moment).
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T’as oublié dans ta liste: “souffler”.
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Bonjour vous tous, mille bisoux de pluies et d’orages et de flics-flacs….
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