c'est pas moi je l'jure!

sans histoire

Mes profs de Event Management ont toujours dit deux choses:

  • On reconnaît un bon event manager à la façon dont elle/il réagit devant les problèmes.
  • On a eu une bonne conférence quand les participants ne se sont jamais rendu compte de tous les problèmes qui avaient eu lieu parce que ces problèmes étaient résolus rapidement et efficacement.
Calgary.

Calgary.

En gros, c’est ce que j’ai fait pendant des mois et pendant la conférence-même: résoudre des problèmes. En voilà quelques uns:

  • La designer que j’avais engagée a mis un temps fou à terminer notre programme et ne connaissait pas les paramètres d’imprimerie nécessaire pour pouvoir imprimer le programme–ça m’a pris deux jours non-stop de négotiations et d’énervement entre elle, moi, et l’imprimeur!
  • La designeur en question avait utilisé, sur les magnifiques étiquettes de noms des participants, le nom de la ville où avait eu lieu la conférence de l’année dernière et j’ai dû donc tout refaire moi-même à la dernière minute au lieu de pouvoir l’envoyer directement à un imprimeur.
  • Un de nos sponsors a envoyé trop tard les trucs qu’il voulait que je distribue pendant la conférence et le paquet n’est arrivé que deux jours après la conférence.
  • A minuit le jour avant la conférence, je me suis rendue compte qu’on n’avait pas de secrétaire (parce que la nôtre s’était cassée en février) pour prendre des notes lors de notre Assemblée Générale.
  • A 4 heures du matin cette même nuit, je me suis rendue compte que j’avais oublié de poster sur le site de la conférence les informations et formulaires dont auraient besoin les participants ayant reçu des bourses de voyages.
  • A 5 heures du matin, je me suis aussi rendue compte que je ne savais absolument pas quelles étaient les “lois” au cas où personne ne voudrait devenir notre prochain(e) secrétaire ou président(e).
  • A 7 heures du matin, j’ai reçu un texto d’un participant m’expliquant que son père était à l’hôpital et qu’il ne pourrait donc pas faire sa présentation. En cherchant quand était la présentation pour annoncer qu’elle était annulée, je me suis rendue compte qu’elle n’était pas dans le programme–on l’avait tout simplement oubliée!
  • A 8 heures du matin, je me suis aussi rendue compte qu’on avait oublié d’inclure les résumés de toutes les présentations dans notre programme…
  • Plein de gens qui voulaient venir à notre conférence se sont perdus parce que j’avais inclu le nom des salles où les présentations auraient lieu mais pas celui du bâtiment où se trouvaient ces salles, et mon contact local n’avait pas mis de signalisation partout sur le campus comme elle m’avait promis de le faire.
  • Avant de partir, j’avais imprimé les listes de gens inscrits à la conférence et à différentes activités mais par erreur, les listes n’étaient pas en ordre alphabétique, ce qui a bien compliqué le boulot de mes bénévoles!
  • Pendant toute notre conférence, une autre activité avait lieu pas très loin et les bénévoles pour cette activités pensaient toujours que c’était nous leurs organisateurs et comme nous on avait aussi des bénévoles, on a été embrouillés toute la journée.
  • Les toilettes des femmes se sont bouchées méchemment.
  • Une des salles de conférence qu’on utilisait s’est soudain retrouvée remplie de tas d’étudiants mangeant des pizzas et pensant que cette salle était la leur et nous virant donc des lieus manu militari.
  • Un des conférenciers a perdu son téléphone.
  • On a eu des problèmes avec les ordinateurs, les pojecteurs, et les adaptateurs dans certaines salles de présentations.
  • Plusieurs fois on s’est retrouvés sans café ou sans assez d’eau chaude pour le thé.
  • Plusieurs personnes avaient dit qu’elles avaient des allergies donc j’avais demandé des repas spéciaux. Mais une assiette manquait et j’ai donc dû trouver une solution pour cette personne et vérifier que son assiette serait là pour la réception du soir.
  • J’avais acheté plein de petits trucs pour le bureau où les participants venaient chercher leurs étiquettes, le programme, et plein d’autres trucs avant la conférence. En particulier, j’avais acheté une agrafeuse–mais quand j’en ai eu besoin, j’ai remarqué que je n’avais pas acheté d’agrafes…
  • J’ai réussi à recruiter une femme très sympa qui a bien voulu se proposer comme secrétaire de l’association et prendre des notes pendant notre Assemblée Générale (alors qu’elle n’était pas encore officiellement secrétaire), mais quand elle m’a demandé où étaient le procès verbal de l’année dernière (qu’on devait approuver) et l’ordre du jour pour notre Assemblée et plein d’autres documents, je me suis rendue compte que je n’avais rien du tout et on a dû tout trouver et écrire à la dernière minute. Heureusement que j’avais au moins écrit mon petit “discours de la présidente sur l’état de l’association et la conférence.”
  • J’avais acheté une jolie boîte où les participants pouvaient déposer leur formulaire de commentaires sur la conférence mais la boîte est arrivée cassée.
  • J’avais des bénévoles dans toutes les salles de présentations qui disaient aux présentateurs quand leurs présentations devaient se terminer, pour que toutes les présentations commencent et se terminent en même temps. Ca a très bien marché, sauf dans la salle où l’horloge du mur avait 15 minutes de retard…
  • J’avais bien indiqué qu’il y aurait une réception à 18 heures, dans le programme, mais j’avais oublié d’indiquer où cette réception aurait lieu, donc on a dû créer des panneaux de signalisation à la dernière minute.
  • usw.

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Heureusement:

  • Les gens du bureau des conférences de l’université où on était étaient hyper efficaces et rapides quand j’avais besoin de leur aide–j’avais une liste avec tous les numéros de téléphone importants (bouffe, tech, building, etc.).
  • Les présentations étaient de très bonne qualité.
  • Les conférenciers ont beaucoup apprécié l’aide de mes bénévoles et l’organisation générale de la conférence.
  • On a eu assez à manger pour nourrir tout le Cambodge et peut-être même la Thaïlande–et c’était très bon finalement.
  • Les gens ont adoré les multiples pauses entre les présentations qui leur permettaient de papoter et de se faire de nouveaux amis.
  • Mes bénévoles étaient géniaux et m’ont énormément aidée avant, pendant, et après la conférence!
  • Seules 4 personnes inscrites à la conférence ne sont finalement pas venues.
  • Notre conférencière d’honneur a été exceptionelle et tout le monde l’a adorée, et elle est restée avec nous pendant toute la conférence, ce que les gens ont beaucoup apprécié.
  • L’activité de pré-conférence que j’avais organisée avec hésitation (parce que c’était la première fois qu’on faisait un truc comme ça) a eu un succès intersidéral.
  • 106 personnes ont participé à cette conférence (au lieu des 59 de l’année précédente).

Donc en gros, j’ai passé mon temps à courir mais ça en a valu la peine et en fin de compte, j’étais assez contente et même un peu fière de moi!

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14 comments

  1. comme les autres, je te dis bravo! je ne pensais pas que c’était si compliqué à organiser une conférence (quoique ma fille a passé un an à organiser le colloque de sa fondation à Paris l’an dernier)
    je suis sûre que tout le monde t’a reconduite dans ton poste d’organisatrice..
    des bises de Bretagne,
    es tu rentrée chez toi?

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