Voilà une liste des documents et formulaires et dossiers que j’ai créés pour mon concours d’écriture:

• un site d’explication du concours en anglais et un en français avec le but du concours, le sujet, le format requis, une description des catégories de participants possibles, les différents prix pour chaque catégorie, les exigences, la date limite de soumission, les critères d’évaluation, la description des membres du jury, les commanditaires, et les informations de contact en cas de problèmes ou questions.
• un email à envoyer à toute la FAK à propos du concours en anglais et en français
• un formulaire où les participants peuvent soumettre leur texte en français et un en anglais
• un formulaire où les gens peuvent proposer d’être membre du jury en anglais et en français
• un poster en anglais et en français (avec un designer très chouette)
• des petites images pour les média sociaux (Twitter, Instagram, et FB) en anglais et en français (avec un designer très chouette)
• une petite carte d’information (avec un designer très chouette) que je peux facilement distribuer à tout le monde avec le français d’un côté et l’anglais de l’autre
• un code QR vers le site d’information en anglais et un code QR vers le site d’information en français
• un fichier Excel (enfin, Google Sheet, toujours) où je note les informations personnelles des participants et le numéro que je leur attribue (pour qu’ils soient anonymes) et les catégories auxquelles ils appartiennent (e.g., étudiants, personnel, prof)
• un fichier Excel où je note les informations personnelles et les catégories auxquelles appartiennent les membres du jury et à quelles catégories appartiennent les participants des textes qu’ils vont évaluer (parce que je ne veux pas qu’un prof évalue le texte d’un autre prof, par exemple)

• une rubrique pour évaluer les textes en anglais et une en français
• un (très long) document d’explications pour les gens qui vont être membres du jury
• un email en anglais et un en français pour prendre rendez-vous avec tous les membres du jury pour leur donner toutes les explications nécessaires
• quatre fichiers Excel (trois en anglais et un en français) pour que les membres du jury puisse évaluer les textes (avec des calculateurs automatiques de totaux)
• un fichier Excel où toutes les notes sont automatiquement ajoutées depuis les quatre fichiers de notation et une moyenne est automatiquement calculée
• un fichier Excel pour s’exercer à évaluer les textes, avec plein d’explications en anglais et en français
• un fichier Excel pour savoir quels membres du jury j’ai contacté et pourquoi et quand et leurs réponses et quand je les ai formés
• un fichier Excel pour m’indiquer quelles semaines les membres du jury peuvent m’aider et pour combien d’heures par semaine

• un dossier dans lequel je reçois tous les textes en anglais des participants, et un dossier dans lequel je reçois tous les textes en français des participants
• un dossier dans lequel je mets les textes anonymisés pour les membres du jury (mais ils n’ont accès qu’aux textes qu’ils doivent évaluer, pas aux autres)
• un dossier appelé “old stuff” dans lequel se trouvent une dizaine de fichiers Excel et formulaires testés au départ pour décider quel format j’allais utiliser pour recevoir les textes des participants, les faire noter par différents membres du jury, et combiner toutes les notes automatiquement.

Grâce à tout ça, j’ai appris:

• Comment copier une partie d’un tableau Excel automatiquement sur un autre tableau
• Comment bloquer une partie d’un tableau Excel pour que personne d’autre que moi ne puisse y changer les informations
• Comment faire des “signets” sur un Google doc (faire un lien directe de quelques mots vers une autre section du même document ou d’un autre document)
• Comment cacher certaines pages ou dossiers à certains utilisateurs d’autres pages ou dossier
• Comment créer automatiquement un document avec les traductions en français des trucs en anglais (il faut quand même “nettoyer” derrière)
• Comment recevoir un email à chaque fois que quelqu’un envoie un texte depuis l’un des formulaires d’inscription.

Et je remercie du fond du cœur mon ex-directrice intérimaire qui a tout testé avec moi, tout vérifié, tout essayé, tout relu dix fois, tout corrigé (sauf les trucs en français), et qui a trouvé plein de solutions à plein de problèmes! Sans son aide précieuse depuis des mois, mon concours serait un sacré cheni!